CARTILLA 1 "GUIA BASICA DE ADMINISTRACION"

PRACTICA 1

¿CUAL ES EL FUTURO DESEABLE DE MI EMPRESA?

En sweet jam ltda el futuro deseable es que trascienda en el tiempo de cinco años constituyéndonos como una de las mas aceptadas en el mercado y productoras de mermelada de lulo y guatila endulzada con estevia, a nivel nacional.

¿CUAL ES EL FUTURO PROBABLE DE MI EMPRESA Y POR QUE?

Lo probable es que legalicemos en un año la empresa productora de mermeladas de lulo y guatila ante la camara de comercio con el nombre “sweet jam ltda”.
Capacitarnos en técnicas de producción de mermeladas, en estrategias de venta, marketing y publicidad.
Las primeras producciones sean en la casa de alguno de los socios.
Investigar los proveedores de la materia prima (lulo, guatila y estevia).
Investigar mercados.
Investigar que infraestructura física y maquinaria necesitamos para el proceso y producción de mermeladas.
Hacer un diagnostico del costo de la infraestructura, maquinaria y materia prima.
Gestionar fuentes de financiación.
Desarrollo y diseño del producto.
Diseño de empaque y marca.

PRACTICA 2

ESCRIBO LOS PRINCIPALES OBJETIVOS QUE TENGO PARA LA EMPRESA.

A CORTO PLAZO:

En el tiempo de seis meses, capacitarnos en tecnicas en produccion de mermelada y ventas del mismo.
Buscar la materia prima.
Diagnostico de mercado.Uno de los objetivos es llegar a crear la formula para nuestras mermeladas que guste a nuestros consumidores que son nuestros clientes finales.

A MEDIANO PLAZO:

Al cabo de año y medio, capacitarnos en marketing y publicidad.
Producir y comercializar veinte libras de mermeladas de lulo y veinte de mermelada de guatila en el municipio de Moniquira (Boyacá).

A LARGO PLAZO:

En tres años haber posesionado nuestro producto en los grandes mercados de la región.
Tener un punto de venta para la producción y la comercialización de mermeladas de lulo y guatila.

PRACTICA 3

ESCRIBO LAS ESTRATEGIAS QUE VOY A REALIZAR PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS.

1. OBJETIVO: buscar que a las personas les guste el sabor de nuestro producto.

ESTRATEGIA:Haciendo diferentes mezclas para obtener diferentes sabores.

2. OBJETIVO:vender el producto.

ESTRATEGIA: Ofrecer muestras gratis del producto.

3. OBJETIVO: introducir el producto en los mercados de Moniquira.

ESTRATEGIA: Hablar con los dueños de los supermercados.

4. OBJETIVO:comercializar el producto en regiones cercanas.

ESTRATEGIA:Dar publicidad al producto.

5. OBJETIVO:buscar proveedores de materia prima

ESTRATEGIA:Investigando que personas de la región tienen cultivos de lulo y guatila.

LA MEJOR ESTRATEGIA ES: "hacer diferentes mezclas en el desarrollo de las mermeladas para obtener distintos sabores".

PRACTICA 4

ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO Y EL TIEMPO.

ESCRIBO MI HORARIO EN UN DÍA TÍPICO DE TRABAJO Y DETERMINO SI TENGO ORDEN EN LA DISTRIBUCIÓN DEL TIEMPO.

HORA ACTIVIDAD

07:00 am Recibimiento de materia prima

08:00 am Revision de maquinaria

09:00 am supervision de la produccion

10:00 am a 12:oo pm buscar clientes potenciales

01:00 pm a 02:00 pm buscar alternativas para el mejoramiento de la empresa

03:00 pm a 04:00 pm controlar cuanto producto se realizo en el dia

PRACTICA 5

En mi Empresa se desarrollaran los siguientes registros como sistemas de control:

• Para personal,
• Para materias primas,
• Para insumos,
• Para Muebles y enseres,
• Para Infraestructura física,
• para manejo de dinero.

PERSONAL:

CLASE DE REISTRO
OBJETO
MODELO
OBSERVACIONES
1
Hoja de vida
Conocer el perfil de los nuevos trabajadores
Forma minerva
La recibe el gerente.
2
Planilla del control del tiempo
Controla el tiempo de los trabajadores en su horario laboral
Nombre, fecha, hora de entrada, hora de salida
Este registro será adelantado por la secretaria.
3
Control de ausencia temporales y/o definitivas
Controla los días que faltan los trabajadores a la empresa
Nombre, fecha de ausencia
Este registro será adelantado por la secretaria.

MATERIAS PRIMA E INSUMOS:


CLASE DE REGISTRO
OBJETO
MODELO
OBSERVACIONES
1
Inventarios
Registra toda la materia prima que entra a la empresa
Tarjeta KARDEX
Es registrada por el administrador

PROYECTO FORMATIVO "MERMELADAS SWEET-JAM" LTDA

SOCIOS:

1. FABIAN ERNESTO AGUILAR HURTADO


2. LEIDY GAMBOA POVEDA


3. MAYERLY CONSTANZA CORREDOR


4. NELCY LILIANA ROBLES CARDENAS

MISION

producir mermelada de lulo y chayote (guatila) con tecnicas de produccion organica garantizando un mercado de calidad y oportunidadades a nuestros clientes con eficiencia y a precios razonables.

VISION

para el 2012 consolidar la marca "SWEET-JAM" limitada en el mercado nacional produciendo mermelada ricas al consumidor e introducirnos en todos los mercados posibles para situarnos como la empresa mas emprendedora y de mayor desarrollo en la region

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS

En SWEET-JAM limitada nos basaremos en principios eticos para brindarles e nuestros clientes confianza, simpatia, responsabilidad y asi obtener calidad y reconocimiento de nuestros productos.

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR

• REPRESENTANTE: Una organización esta constituida por un grupo de hombres y como consecuencia de ello se requiere que alguien cumpla el rol de vocero, de elemento aglutinante, de nexo ante la comunidad. El "administrador" en todo momento esta representando a la organización.


• LIDERAZGO: El administrador es el responsable directo del logro de los objetivos que la organización se ha planteado. Para ello se le brinda de los recursos necesarios, entre los cuales (constituyéndose en el más importante) se lo responsabiliza por la conducción de un grupo de hombres.


• PLANIFICADOR: Coordinar el manejo de los recursos, humanos y materiales, para lograr los objetivos de la empresa.El "administrador" es el único hombre que tiene dicha capacidad.


• DISTRIBUIDOR: El administrador debe saber distribuir la información que recolectó a la organización en su todo considerando para ello las particularidades de cada sector e individuo y la función que los mismos deben cumplir dentro del plan maestro.
• NEGOCIADOR: debe ser capaz de ponderar y escoger entre las diferentes opciones que se le presenten, ya sea relativo a compras o resolución de problemas.
• VOCERO: Su voz es escuchada por la comunidad, más allá de su componente personal, como la palabra de la empresa a la que representa. Es en la voz del administrador una de las formas de comunicación de la organización.

ESTATUTOS DE LA EMPRESA SAT "MONIAGRO"

CAPITULO V: DEL PATRIMONIO

ARTÍCULO 36- El patrimonio de La S.A.T. estará constituido por los siguientes conceptos:

1. por las cuotas de afiliación
2. por los aportes y donaciones que a cualquier título adquiera La S.A.T. de personas naturales o jurídicas, lo mismo que por los aportes y cuotas establecidas para los socios.
3. Por los dineros recaudados en ejercicio de actividades propias de la empresa.

PARAGRAFO: De los anteriores aportes y donaciones no se podrá disponer sin contar con la autorización de la asamblea general o la junta directiva de los socios, según el caso. El Patrimonio de La S.A.T. no pertenece ni en todo ni en parte a ninguno de los individuos que la componen, los aportes que se efectúen son para el sostenimiento de la entidad y el cumplimiento del objeto social, por eso no habrá devolución de aportes ni distribución del patrimonio a ninguno de los socios en caso de retiro, expulsión, disolución y liquidación.

CAPITULO VI: REFORMAS ESTATUTARIAS

ARTÍCULO 35: Reforma de los estatutos: Las reformas de los estatutos de La S.A.T. serán aprobadas por lo menos con el 80% de la Asamblea General.

CAPITULO VII: DISOLUCION Y LIQUIDACION

ARTÍCULO 37- La S.A.T.se disolverá por las siguientes causales:

a- Por la imposibilidad de seguir desarrollando su objeto social o por desviarlo
b- Por la salida y abandono de los socios.
c- Por decisión de la autoridad competente.

ARTICULO 38: Liquidación: Cuando La S.A.T decrete su disolución, en ese mismo acto nombrará un liquidador, o en su defecto, lo será el último representante legal inscrito, el cual cumplirá las funciones establecidas por la SAT en los estatutos o para estos casos. Con cargo al patrimonio de la entidad el dara a conocer dicha informacion al correo mi Sena en el cual informara a los socios sobre el proceso de liquidacion, dejando entre uno y otro, un plazo de quince (15) días, después de la liquidación, se liquidara la empresa pagando las obligaciones contraidas, instando a los acreedores a hacer valer sus derechos. Quince días después de la publicación del último aviso, se liquidará la entidad, pagando las obligaciones contraídas con terceros, y observando las disposiciones legales sobre prelación de créditos. Si cumplido lo anterior queda un remanente del activo patrimonial, éste se distribuirá entre los socios activos hasta el momento una entidad sin ánimo de lucro de beneficencia que tenga radio de acción en el respectivo Municipio.


Los presentes estatutos fueron aprobados a los () días del mes de abril del año 2010 , para constancia se firman.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA EL PROYECTO FORMATIVO DE "MERMELADA DE LULO"

El proyecto formativo "MERMELULO" utilizara el sistema de sociedad de responsabilidad limitada la cual es regida por la ley 2/1995 de 23 de marzo, cuyo objetivo general es producir y comercializar mermelada de lulo ya que en la region hay bastante produccion de esta fruta, sacando asi el mayor provecho al entorno y generando al menos cuatro empleos directos en un comiezo, los cuales aumentaran segun el crecimiento progresivo de la empresa. El producto se se comercializara en el municipio de MONIQUIRA y la region del bajo ricaurte.

Nuestra organizacion administrativa constara de un departamento administrativo y un departamento productivo.

Los cargos administrativos seran:

• Gerente general
• Contador
• Secretaria

Los cargos productivos seran:

• Jefe de ventas
• Jefe de produccion
• Auxiliar de produccion

LEY 2/1995 DE 23 DE MARZO "DE SOCIEDADES DE RESPONSABILIDAD LIMITADA"

CAPÍTULO I. Disposiciones generales.

CAPÍTULO II. Constitucion de la sociedad.

• SECCIÓN I. Requisitos constitutivos.
• SECCIÓN II. Escritura y estatutos.
• SECCIÓN III. De la nulidad de la sociedad

CAPÍTULO III. Aportaciones sociales.

• SECCIÓN I. De las aportaciones sociales
• SECCIÓN II. De las prestaciones accesorias.

CAPÍTULO IV. Regimen de las participaciones sociales.

• SECCIÓN I. Disposiciones sociales.
• SECCIÓN II. Regimen de la transmision de las participaciones sociales.
• SECCIÓN III. Derechos reales sobre las participaciones sociales.
• SECCIÓN IV. Adquisicion de las propias participaciones.
• SECCIÓN V. De las participaciones sin voto.

CAPÍTULO V. Organos sociales.

• SECCIÓN I. Junta general.
• SECCIÓN II. Administradores

CAPÍTULO VI. Modificacion de estatutos. aumento y reduccion del capital social.

CAPÍTULO VII. Cuentas anuales

CAPÍTULO VIII. Transformacion, fusion y escision de la sociedad.

• SECCIÓN I. Transformacion.
• SECCIÓN II. Fusion Y escision.

CAPÍTULO IX. Separacion y exclusion de los socios.

CAPÍTULO X. De la disolucion y liquidacion.

• SECCIÓN I. Disolucion.
• SECCIÓN II. Liquidacion.

CAPÍTULO XI. Sociedad unipersonal de responsabilidad limitada.

CAPÍTULO XII. Sociedad nueva empresa.

• SECCIÓN I. Disposiciones generales.
• SECCIÓN II. Requisitos constitutivos.
• SECCIÓN III. Capital social y participaciones sociales.
• SECCIÓN IV. Organos sociales.
• SECCIÓN V. Modificaciones estatutarias.
• SECCIÓN VI. Cuentas anuales.
• SECCIÓN VII. Disolucion y transformacion.

ORGANIZACION EMPRESARIAL

A la organización empresarial corresponde al proceso de organización de los recursos (humanos, financieros y materiales) de los que dispone la empresa, para alcanzar los objetivos deseados. Son muchos los modelos o estilos de organización que podemos encontrar. Las estructuras más comunes son:

ORGANIZACION LINEAL

• sistema de organizacion lineal con staff de asesoramiento
• sistema de organizacion lineal con comites o consejos

Este tipo de organizacion se constituye de la forma estructural más simple y es la más antigua: tiene su origen en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de los tiempos medievales.

En su investigación sobre las formas más antiguas de organización, James D. Mooney concluyó que el principio de la autoridad lineal (también llamado principio escalar) es que hay una jerarquización de la autoridad, en la cual los superiores reciben obediencia de sus respectivos subordinados.

La denominación "lineal" se debe al hecho de que entre el superior existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad. Es una organización simple y de conformación piramidal, donde cada jefe recibe y transmite lo que pasa en su área.

ORGANIZACION FUNCIONAL

• sistema de organizacion funcional o departamental o de TAYLOR
• sistema de organizacion mixto osea la integral
• organizacion matricial

La organizacion funcional determina la existencia de diversos supervisores, cada cual especializado en determinadas áreas. Esto determina que la organización funcional no cumple con el principio de unidad de mando.

En la organización funcional cada trabajador pasa a responder ante varios supervisores o jefes. Cada supervisor o jefe solo supervisa a los obreros en los asuntos de su competencia. Los trabajadores deben recurrir ante una situación problemática al supervisor más adecuado para resolver su problema, evitando pasos intermedios con jefes de grupo, cuya atribución seria limitada solo a su especialidad. Por ejemplo, un jefe de producción se especializaría solo en ese campo y no tendría competencia en problemas como la rotura de una maquinaria.

ORGANIZACION DE TIPO LINEA-STAFF

Es el resultado de la combinación de la organización lineal y la funcional para tratar de aumentar las ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus desventajas formando la llamada organización jerárquica-consultiva.

Los órganos de línea se caracterizan por la autoridad lineal y el principio escalar, mientras que los órganos staff prestan asesoría a servicios especializados.

Función de la estructura lineal con la estructura funcional, cada órgano responde ante un solo y único órgano superior; es el principio de la autoridad única.

La organización línea-staff es la evolución de la jerarquía funcional frente a la división del trabajo en la organización. Depende del desarrollo y el desglose de algunas fases consecutivas.

ORGANIZACION MATRICIAL

“ Una organización matricial es un entremando de organización transfuncional que establece múltiples líneas de autoridad y distribuye al personal en equipos que trabajan en tareas específicas durante un periodo de tiempo limitado” Es un sistema de mando múltiple, donde al ser alcanzados los objetivos, los miembros de un equipo regresan a sus departamentos estos tienen dos cadenas de mando, una cadena de mando funcional, y una disposición horizontal conformado por personal de diversas divisiones para formar un equipo.

ORGANIZACION POR MERCADO

También llamada por división, reúne en una unidad de trabajo a todos los que participan en la producción y comercialización de un producto o un grupo relacionado de productos.
Todas las actividades, habilidades y experiencia requeridas para producir y comercializar
productos específicos se agrupan en un lugar, bajo un mando, la tare se coordina con mayor facilidad para mantener un elevado desempeño del trabajo, los intereses de la división quizá se coloquen por encima de las metas de organización.

ORGANIZACION CENTRALIZADA

Una organización centralizada tiende a tener muchos niveles administrativos, para ejercer mayor control y reducir la autonomía de empleados a concentrar sus instalaciones en una localidad, a realizar ciertas funciones como las de ingeniería, negociaciones laborales, operaciones de computación, desde un solo lugar y a reunir el poder y la autoridad de la matriz

ORGANIZACION DESCENTRALIZADA

Tienen menos niveles administrativos. Cuando una compañía se divide en unidades separadas con claridad con grados diversos de independencia. Estas unidades se pueden establecer según líneas de productos, por zonas, o por métodos de mercadotecnia y distribución.

ORGANIZACION POR COMITES

Este tipo de organización consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se les encomiendan. La organización por comités generalmente se da en combinación con otros tipos.

CLASIFICACION.
Los comités más usuales son:

1.- Directivo. Representa a los accionistas de una empresa que se encargan de deliberar y resolver los asuntos que surgen en la misma.

2.- Ejecutivo. Es nombrado por el comité directivo, para que ejecute los acuerdos que toman.

3.- De vigilancia. Personal de confianza que se encarga de inspeccionar las labores de los empleados de la empresa.

4.- Consultivo. Integrado por especialistas, que por sus conocimientos o estudios, emiten dictámenes sobre asuntos que son consultados.

LA JERARQUIZACION DE UNA EMPRESA

La jerarquía cuando se individualiza podría definirse como el status o rango que posee un trabajador dentro de una empresa, así el individuo que desempeña como gerente goza indudablemente de un respetable status dentro de la misma, pero la diferencia de este individuo en su cargo también condicionará su mayor o menor jerarquía dentro de una empresa.


LA JERARQUIA DADA POR EL CARGO: Se encarga de la clasificación de las distintas posiciones de la estructura de la organización, tomando como base las actividades laborales y deberes inherentes a un cargo o posición determinada.


LA JERARQUIA DEL RANGO: Se basa en las condiciones personales no en las obligaciones que se tengan, sino en algunos requisitos que hay que llenar.


LA JERARQUIA DADA POR LA CAPACIDAD: Este tipo de jerarquía es limitativa y acorde con cada individuo, es decir, el individuo asciende en la organización de acuerdo a su capacidad.


LA JERARQUIZACION DADA POR LA REMUDERACION: Este tipo de jerarquía está determinada por la complejidad del trabajo (a mayor complejidad mayor salario), la antigüedad en la empresa o porque se es empleado de confianza y, en gran sumo, por el rendimiento del individuo.

DEPARTAMENTALIZACION DE LA EMPRESA

Es la agrupacion de actividades y personas en departamentos que permite, al menos en teoria, las organizaciones crescan en un grado determinado, tambien se encuentran las siguientes formas de departamentalizacion:


DEPARTAMENTALIZACION POR PRODUCTO: En esta modalidad, todas las actividades necesarias para producir y vender un producto o servicio se encuentran generalmente bajo un solo administrador. Permite a las personas identificarse con un producto en particular y desarrollar un gran espíritu de solidaridad. También facilita administrar a cada producto como un centro de utilidad distinto, proporciona oportunidades para entrenar al personal ejecutivo al permitirles experimentar un amplio campo de actividades funcionales.



DEPARTAMENTALIZACION POR FUNCION: Ocurre cuando las unidades de la organización se definen por la naturaleza del trabajo. Aunque se puede usar distintas terminologías, la mayor parte de las organizaciones tienen tres funciones básicas: Producción, ventas y finanzas.


DEPARTAMENTALIZACION POR TERRITORIO: Es especialmente atractiva para firmas de gran escala u otras cuyas actividades estén dispersadas física o geográficamente. Se usa con más frecuencia en ventas y en producción; no se usa en finanzas, porque usualmente está concentrada en las oficinas centrales.


DEPARTAMENTALIZACION POR CLIENTE: El cliente es la clave para la forma en que se agrupan las actividades cuando las cosas que una empresa hace para él son administradas por un jefe de departamento.


DEPARTAMENTALIZACION POR PROCESO: Es utilizada principalmente por las empresas manufactureras en los niveles inferiores, se toman en cuenta los trabajadores y los materiales que se reúnen en un departamento para realizar una determinada operación.